A minőségbiztosítás első lépései az iskolai könyvtárban
Az elmúlt években a szakmai folyóiratok hasábjain egyre többször találkoztunk a minőségbiztosítás fogalmával. Kezdetben csak ízlelgettük a szót, figyeltük, hogy a nagyobb könyvtárak hogyan is látnak ehhez a feladathoz.
Az igen gazdag szakirodalom sokoldalú megközelítésben tárgyalja a témát, pontosan meghatározva a problémakör fogalomrendszerét, történeti kialakulásának főbb állomásait és az oktatásügy területén való alkalmazásának lehetséges módjait. A témával való ismerkedés során elsősorban az általános iskolai minőségbiztosítási rendszer kialakítására vonatkozó, illetve a könyvtári szakirodalom köréből az iskolai könyvtárra adaptálható műveket tanulmányoztam. A szakirodalomban bemutatott, első próbálkozásokként kidolgozott iskolai minőségbiztosítási rendszerekben sajnos az iskolai könyvtár nem képviselteti magát.
Az ezredforduló küszöbén az iskolai könyvtárak számára is elengedhetetlenné vált, hogy bekapcsolódjanak a minőségbiztosítási folyamatok kidolgozásába, hiszen az általános iskolák pedagógiai programjaiban megfogalmazott célok, a Nemzeti alaptanterv követelményrendszere által kitűzött feladatok eredményes teljesítése megköveteli a minőségi feladatvégzést. A könyvtárpedagógiai célok eléréséhez nélkülözhetetlen az iskolai könyvtár hatékony működése. Ehhez elengedhetetlen a minőségi szakmai munka személyi és tárgyi feltételeinek normatívákban való rögzítése, mivel csak azonos feltételrendszer mellett lehet központilag kidolgozott standardokkal mérni a könyvtárpedagógiai munkát. Ezek két területen valósíthatók meg: egyrészt az összes tantárgy követelményrendszerében, másrészt az informatika tantárgy keretében meghatározott könyvtárhasználattanban. Ez azt is jelenti, hogy a könyvtárhasználattan és különös tekintettel a tanulásmódszertan kérdései hatással vannak az oktatás egész folyamatára.
A könyvtárpedagógiai célok eléréshez nélkülözhetetlen az iskolai könyvtár hatékony működése. Ehhez elengedhetetlen a minőségi szakmai munka személyi és tárgyi feltételeinek megteremtése, mivel csak azonos feltételrendszer mellett lehet központilag kidolgozott standardokkal mérni, értékelni a könyvtárpedagógiai munkát.
A módosított közoktatási törvény értelmében 2001. Szeptember 1-jéig kell az iskoláknak elkészíteni a pedagógiai programjuk felülvizsgálatát. Ebben ki kell dolgozniuk az iskolában folyó nevelő-oktató munka ellenőrzési, mérési, értékelési, minőségbiztosítási rendszerét.1 Tehát a feladat megoldása igen sürgető, hiszen a pedagógiai programok korrekciója lehetővé teszi, hogy az iskolai könyvtár feladataira ismét ráirányítsuk a figyelmet.
„Az iskolai könyvtár az iskola szerves része, tanítási, tanulási, kommunikációs központja, amely eszközrendszerével segíti az iskolát pedagógiai programjában megfogalmazott célok és feladatok elérésében, másrészt, mint a könyvtári rendszer tagja megfelel az érvényes jogszabályoknak, szabványoknak, szakmai elvárásoknak…”2
Az iskolai könyvtárak, amennyiben a felvázolt feltételrendszerrel rendelkeznek, az oktatási intézmények tanulási forrásközpontjává, ugyanakkor a hatékony könyvtárpedagógiai módszerek kidolgozásának színhelyévé válhatnak. Az iskolai könyvtár a korszerű ismeretszerzési, kommunikációs technikák elsajátíttatása mellett nagy hangsúlyt fektet a tanulókkal való egyéni bánásmódra, a személyiségfejlesztés, a tehetséggondozás, a szocializáció, a pozitív értékadás kérdésére is. Az iskolai könyvtárat feladatrendszere alapján az oktatási intézmények minőségbiztosítási folyamataiban meghatározó tényezőnek kell tekinteni.
Az előbbiekben felvázolt könyvtári modell még nem jellemző egységesen az iskolai könyvtárakra. Ugyanakkor az iskolai könyvtáraknak a további erőteljes fejlesztés érdekében be kell bizonyítaniuk, hogy hatékonyan használják a rendelkezésükre álló forrásokat. Ennek érdekében ki kell alakítaniuk a saját minőségfogalmukat, amely természetesen összhangban van az intézmény minőségfogalmával.
„Az elvárás az, hogy a közintézmények, s ezen belül is az oktatási intézmények nagyobb hatékonysággal működjenek.”3
A megkívánt minőség biztosításának érdekében a kormányzati politika lehetővé teszi, hogy a közoktatás intézményei a különböző minőségbiztosítási rendszerek közül válasszanak.
Jelen dolgozat keretében a TQM: Total Quality Managment minőségbiztosítási rendszer intézményi és iskolai könyvtári alkalmazására kerül sor.
„A TQM mint sejthető is, amerikai találmány. W. Edwars Deming neve fémjelzi ezt az irányítási technológiát, amely mára a fejlett világ leghatékonyabban működő fejlesztési filozófiája.”4
„A TQM jellemzői
Közös vízióval rendelkező közösség kialakítása, fejlesztése.
Kliensorientált stratégia választása.
A stratégia világos, de kihívást jelentő célokká fordítása.
Az egyes emberek megerősítése teamek és az önmagukban való hit megszilárdítása által.
A napi vezetési feladatok ellátására és a tanulás rendelkezésére álló eszközök hatékony használata.”5
A TQM rendszer intézményi bevezetése a fenti pontok egymásutániságára épül. A közoktatási intézmény minőségirányítási rendszerének a kiépítésekor arra törekszik, hogy a rendszer folyamatos működtetésével, a tervezés alternatíváinak számbavételével a helyzetelemzés fázisából a célmeghatározás stádiumán keresztül eljusson az azonos megoldások közül a legmegfelelőbb kiválasztásáig. A célok elérése érdekében létre kell hozni az intézmény saját minőségfogalmát.
A szakirodalomban megjelent minőségfogalmak közül az iskolai könyvtárra vonatkozó legjellemzőbb megállapítás: „A minőség az a termék- és szolgáltatás-színvonal, amely kielégíti, illetve túllépi a vevők igényeit. Termékek esetén ez magában foglalja a megjelenést, a működést, a megbízhatóságot, szolgáltatásoknál azok nyújtásának környezetét, a szolgáltatást nyújtók magatartását, felkészültségét.”6 Ha feltételezzük azt, hogy az iskolai könyvtár elsődleges célja a szolgáltatások időbeli és térbeli nyitottságának biztosítása, a tanárok, diákok szolgálata, akkor a minőség úgy jelenik meg, mint a cél elérésének legmagasabb foka.
A fenti cél elérése maga után vonja a nyitva tartás növelését, a használói terek bővítését, korszerű, a NAT könyvtárpedagógiai igényeinek megfelelő könyvtári állományt, valamint magában foglalja a könyvtár informatikai fejlesztését, a könyvtár számítógépekkel történő felszerelését, kapcsolati lehetőségek biztosítását, a helyi, regionális és a világháló (internet) könyvtári alkalmazása nyújtotta lehetőségek kiaknázást is.
A könyvtárpedagógiai tevékenység gyakorlati megvalósításának értékelése a pedagógiai program bevezetése óta eltelt időszakban vizsgálható.
A vizsgálatot megkönnyítheti, ha az iskolai könyvtár a pedagógiai program készítésekor összeállította a saját könyvtárpedagógiai programját, melyben reális helyzetelemzést végzett, mely a könyvtári állomány összetételének vizsgálatán kívül kiterjedt a könyvtárban folyó szakmai munka területeire, valamint a személyi és tárgyi feltételek számbavételére is.
Miután az iskolai önértékelés részeként az intézmény helyi programjának célrendszere tartalmazza a könyvtár célkitűzéseit is, meg kell vizsgálni, hogy a célokhoz képest hol tartanak. Ez történhet úgy is, hogy az elkészített helyzetelemzés más dimenziójú megközelítését alkotva az iskolai SWOT–analízis részeként elkészíthető a könyvtárra vonatkoztatott SWOT–analízis is. Míg az iskolai elemzés során a könyvtár globálisan került be a megfelelő csoportba, addig a könyvtárostanár által elkészített elemzés részletesen tárja fel az iskolai könyvtár jellemzőit, a SWOT–analízis eredményeként erősségeit és gyenge pontjait.
Az iskolai könyvtárak cél- és feladatrendszerének megfogalmazása a pedagógiai programok kidolgozásakor nem minden intézményben kapott kellő hangsúlyt. A pedagógiai programok korrekciója, az intézmények minőségbiztosítási rendszerének kidolgozása lehetőséget ad az iskolai könyvtár számára, hogy a tanintézet minőségbiztosítási folyamataiban kellő hangsúlyt kapjon. Ezért kell az iskolai könyvtárnak megalkotnia saját minőségfogalmát, az intézmény minőségfelfogásának megfelelően kidolgoznia a tanítandó ismeretek nevelési-oktatási (kimeneti) célját; megfogalmaznia a siker-kritériumokat, a célok ellenőrzésének periódusát, az ellenőrzésben résztvevők körét, az alkalmazandó eszközök számbavételét. Az intézmény minőségfelfogásához igazodva az iskola értékelési rendszerében kidolgozottak alapján létre kell hozni a könyvtárhasználati ismeretek tantárgyi értékelésének módozatait, a magasabb évfolyamba lépés feltételeinek összegyűjtését, elemzését. Az önértékelés és a „hozzáadott érték” iskolai könyvtári vetületének kimunkálása is a feladatok részét alkotja.7
A szakmai munka folyamatos fejlesztését, a TQM alapját képező szolgáltatások javítását a feladatok állandó elemzésével lehet elérni. A statisztikai adatok és mutatók gyűjtéséhez sikeresen alkalmazhatók a következő technikák.
Folyamatábra: az egyes munkafolyamatok közötti kapcsolatok ábrázolására szolgál.
Adatgyűjtőlap: adatok gyűjtése egy tevékenység gyakoriságáról. Az adatok összeszámlálása vonalakkal történik. (Az iskolai könyvtárak is alkalmazzák ezt a technikát, mikor a könyvtár látogatóinak számát gyűjtik össze.)
Hisztogram: egy folyamaton belül az átlagtól való eltérések kimutatására alkalmazható. Elkészítésére az adatok sokaságára van szükség. (Az iskolai könyvtári munka egyik gyenge láncszeme az állomány feltárása. A mutatkozó hiányosságok kimutatására alkalmas hisztogram, amely a katalogizálás területén a havi lemaradásokat ábrázolja.)
Scatter diagram: a pozitív és negatív irányú hatások kifejezésére szolgál.
Kontroll-diagram: egy meghatározott időszakban részfolyamatok teljesítménymérésére alkalmazható. A folyamat teljesíthetőségét az alsó és felső határok meghatározásával lehet nyomon követni.
Pareto-diagram: segít annak a meghatározásában, hogy mely problémákat milyen sorrendben kell megoldani. Egy adott nehézség okairól összegyűjtött adatokat ábrázolja. Az elemzés a fő problémákra világít rá.
Ishikawa (ok-okozat vagy halszálka)-diagram: problémák ok-okozati összefüggéseinek a megállapítására szolgál. Mindig az okozatból kell kiindulni. Valódi okokat, és nem valaminek a hiányát kell vizsgálni.
(A minőségellenőrzési technikák alkalmazását mutatja 1. sz. ábra: Ok-okozat diagram, 2. sz. ábra: Hisztogram.)
Természetesen a fenti technikák alkalmazásának elsajátítása továbbképzések keretében történik. A minőségjavító folyamatok (kulcsfolyamatok) iskolai könyvtári alkalmazása a menedzsment segítségével, irányításával határozható meg.
Az oktatási intézmény minőségbiztosítási folyamataiban az iskolai könyvtár hatékony részvételének feltétele, hogy az intézmény vezetősége, a menedzsment az iskolai könyvtárra vonatkozó sajátos szakmai ismeretekkel is rendelkezzen. Természetes elvárás az iskolai könyvtárra vonatkozó érvényben lévő jogszabályok, valamint az 1998-ban módosított és a Gyűjtőköri szabályzatát –országos szakértővel véleményeztetett Szervezeti és működési szabályzatának ismerete. A menedzsment részéről a könyvtári szakmai munka eredményes minőségellenőrzéséhez, a következő kérdések végiggondolása szükséges:
Mi lehet a források optimális elosztása – az állomány, az eszközök és a különböző szolgáltatások között?
Hogyan érheti el az iskolai könyvtár a források optimális kihasználtságát?
Az optimális nyitvatartási idő milyen lehetőséget biztosít a kölcsönzésre és a könyvtár helyben használatára, valamint a könyvtári terek optimális kihasználására?
Mi a legjobb egyensúly a szolgáltatás költsége és minősége között?
Az iskolai könyvtár állományának összetétele mennyire alkalmas a könyvtárhasználati ismeretek oktatására, mennyire korszerű információkat szolgáltat?
Gazdaságosabb, eredményesebb, hatékonyabb-e a könyvtár, mint a hasonlóak?
Mennyire követi a könyvtár stratégiai céljait?
Ezekre a dilemmákra a színvonalmérés során adekvát válaszokat kaphatunk. A színvonalmérés az iskolai kulcsfolyamatokba szervesen illeszkedő tevékenység, melynek megszervezésében, lebonyolításában az iskolavezetésnek, a menedzsmentnek jelentős része van.
Az iskolai könyvtári modell megfelelő működéséhez nélkülözhetetlen a szolgáltatások folyamatos fejlesztése. A tökéletesítésre szolgáló legtöbb információt a könyvtár szakmai tevékenységében a színvonalmérés biztosítja. Megmutatja a különbséget az intézmény könyvtára és más oktatási intézmények könyvtára által elért színvonal között. Nagyon fontos, hogy azonos iskolatípusú könyvtárakat hasonlítsanak össze.
A színvonalmérés legelterjedtebb módszere a „bencmarking-kör”. A megvalósítás lépései a következők:
Tervezés: magában foglalja annak a tevékenységnek a kiválasztását, amelynek fejlesztése a vevőkör érdekében (tanárok, diákok és az oktatási intézmény egyéb felhasználói részére) kiemelten fontos. A prioritásokat a felhasználói igények határozzák meg. Az iskolai könyvtárban folyó szolgáltatások közül kell kiválasztani azt a tevékenységet, amely fejlesztése elsődleges. A tervezésnek ebben az időszakában analizálhatók a tevékenységek. Például egy adott iskolai könyvtárban nagy gondot okoz, hogy a szaktárgyi ismeretszerzés során feltett tanulói kérdésekre megközelítően csak 60-70%-ban tud válaszolni a könyvtárostanár. A tájékoztatási munka során mutatkozó hiányosságok megszüntetéséhez az okokat kell elemezni.
A folyamat elemzése során el kell dönteni, hogy mit mérünk, milyen teljesítménymutatókat alkalmazzunk. A folyamat analizálása megkívánja, hogy vizsgált tevékenységek minden folyamatához folyamatábra készüljön. Az adott tevékenységeket meghatározó tényezők feltárására Ishikawa-féle halszálka diagram készül.
Tervkészítés és az információk gyűjtése alkalmával ki kell választani azokat az intézményeket, amelyek színvonala az összehasonlítás alapját képezik.
Az összehasonlítás során prioritást élvező kérdések:
Hogyan alakul a könyvtárostanár tevékenységi hálója (egyes feladatok napi üzemezése: nyitva tartás, könyvtárban tartott alapozó könyvtári órák, szaktárgyi órák, kölcsönzés, PR stb.)?
Feldolgozással kapcsolatos feladatok megoldási módja.
Mennyiségi mutatók alakulása (pl. havi, éves szinten a kölcsönző, látogató tanulók, pedagógusok száma, a könyvtárban tartott szakórák száma, megválaszolt referensz kérdések száma).
Teljesítmények összehasonlítása. A folyamatok alatt a két intézményre elkészített folyamatábrák és halszálka diagrammok tanulmányozása, összevetése történik. Majd a tanulságok levonásaként az eltérések rögzítése és a továbblépés körvonalazása a legfontosabb feladat.
A tevékenységek fejlesztésének megtervezése és bevezetése. Az analizálás és összehasonlítása után meg kell határozni az eredményesebb működés érdekében alkalmazandó tevékenységformákat, akciókat, amelyek sikeresen biztosítják az iskolai könyvtár hathatós működését. A szolgáltatások folyamatos minőségjavítása érdekében kidolgozott tevékenységformák bevezetésének, végrehajtásának lépéseit folyamatosan dokumentálni kell. Az elért eredmények elemzése, a korrigált tevékenységformák alkalmazása más könyvtári tevékenységek során is pozitívan éreztetik hatásukat. A menedzsment odafigyelő támogatása elengedhetetlen a stratégiai célok végrehajtásakor.
Véleményem szerint a színvonalmérés lebonyolításában a könyvtárostanárnak közreműködői szerepe van. Feladata az adatszolgáltatás, információgyűjtés, ok-okozati összefüggések végiggondolása. A gyakorlati lépések megvalósításában a menedzsment mellett a színvonalmérésben részt vevő, a mérés technikai lépéseit jól ismerő szakembernek, szakértőnek, akár külső minőségi körnek kell közreműködnie.
A mérés, értékelés, minőségbiztosítás iskolai, iskolai könyvtári folyamatának megvalósításához a tanintézetekben az elkövetkező időszak tennivalói a következők:
Az iskolavezetés törekedjen a könyvtárostanár bevonására az iskolában folyó kulcsfolyamatokba, valamint a jogszabályokban megfogalmazott tárgyi és személyi feltételek biztosítására, a könyvtári szakmai munka folyamatos értékelésére.
A könyvtárostanárok feladata igen sokrétű a minőségbiztosítási rendszer eredményes kiépítésében:
a könyvtárra vonatkozó minőségbiztosítási szakirodalom megismerése,
az iskolai minőségkörökben való részvétel, elsősorban a tanulás-módszertani folyamatok kidolgozásában való hatékony közreműködés,
az iskolai könyvtárban folyó szakmai tevékenység javítására területileg szervezendő minőségi körök munkájába való bekapcsolódás.
Az iskolai könyvtár minőségbiztosítási rendszerének kidolgozása, úgy gondolom, egy hosszú folyamat eredménye lesz. Az iskolákban elkezdődött „kísérletek” a külső értékelés számára készült önértékelésnél, a kulcsfolyamatok azonosításánál, a minőségi körök létrehozásánál tartanak. Az iskolai könyvtárnak – a könyvtári rendszer tagjaitól különbözve – az iskolai folyamatoknak alárendelve kell saját minőségbiztosítási tevékenységét végeznie. Ennek érdekében természetesen sajátos funkciórendszerének megfelelően adaptálja a könyvtári rendszer tagjai által alkalmazott módszereket, eljárásokat.
1 1993. Évi LXXIX. Törvény a közoktatásról. Az 1999. Évi LXVIII. Törvénnyel egységes szerkezetbe foglalt szöveg = Magyar Közlöny, 1999. 22. sz. 1735., 1742. p.
2 Iskolai könyvtár: Könyvtárostanárok kézikönyve. /Szerk.: Celler Zsuzsanna. Budapest, OPKM. 1998. 36–37. p./
3 Total Qualiti Managment – egy vezetésfilozófia. /Horváth Attila. = A közoktatási intézmények tevékenységének tervezése és ellenőrzése./ Szerk.: Pőcze Gábor. Budapest, OKI, 1997. 139. p.
4 Minőség és közoktatás. Vezetés a minőség szolgálatában: Total Qualiti Managment. /Horváth Attila, Pőcze Gábor. = Új Pedagógiai Szemle, 1995. 8. sz. 52–63. p./
5 Lásd. 3. sz. 140. p.
6 Az intézményértékelés és a minőségbiztosítás időszerűsége. /Fazekas Jánosné. = Új Pedagógiai Szemle, 1999. 9. sz. 57. p./
7 Bevezetés a könyvtári menedzsmentbe. /Mark Deckers, Mikulás Gábor. Budapest, OSZK KMK, 1995. 45. p.
8 A magyar közoktatás fejlesztésének főbb célkitűzései: Konferencia: Modern gazdaság, korszerű közoktatás. = Új Pedagógiai Szemle, 1999. 2. szám. 7. p.