Az üzleti életben a tervezés a reneszánszát éli, a legtöbb gazdálkodó szervezetnél az év végi időszak egyik legfontosabb feladata a következő évi tervek elkészítése. A tervezéstől ugyanakkor sokan idegenkednek, mondván túl költséges, időigényes, vagy egyszerűen félnek a kudarctól. Az alábbiakban röviden számba vesszük, miért is lehet hasznos a jövőre vonatkozóan terveket készíteni, legyen szó akár gazdálkodó szervezetekről, egyéni vállalkozásokról, vagy akár családokról.
A tervezés a 80-as 90-es években kristályosodott ki, kezdetben erre csak a pénzintézetek és a befektetők miatt volt szükség, akik világosan szerették volna látni, hogy a befektetett pénzt a cégek mire kívánják felhasználni. Később a vállalatok rájöttek, hogy a precíz és a reális tervek készítése nemcsak befektetői, hanem saját jövője miatt is fontos. A tervezés tulajdonképpen rákényszeríti a vállalkozót arra, hogy a várható eseményekkel, fejleményekkel, egyszóval a jövővel aktívan és részletesen foglalkozzon. Mit is jelent ez a valóságban?
Foglalkozni a jövővel
Először is a célok pontos és világos kitűzését. Ez a vállalkozások esetében a legtöbbször tervszámokat jelent: darabszámot, árbevételt, nyereséget stb. Ám egy igazi terv lényege nemcsak ebben áll: rávilágít a célok beteljesítéséhez szükséges útra is, vagyis képes előre jelezni a feladatokat és a kihívásokat (például személyi változások, erőforrásigény stb.), s ezekre már előre keresi és megadja a választ. Emellett figyeli és elemzi a külső környezet változásait és azok hatását a szervezetre. Nagyon sok vállalkozás ment már tönkre azért, mert a vezetői nem figyelték kellően a környezetet (például a törvényi-jogszabályi változásokat), és azt a vállalkozásukban nem tudták időben és hatékonyan követni. A jó terv éppen ezért előre számol a várható környezeti változásokkal is, és felkészül azokra.
A fentiek miatt minden tervvel szemben támasztott alapvető követelmény, hogy realisztikus legyen. Vagyis elengedhetetlen követelmény, hogy megfelelő információ álljon rendelkezésre mind az aktuális helyzettel, mind az előre látható feladatokkal, kihívásokkal kapcsolatban. A terv ezért a valóságtól sohasem szakadhat el. Nincs értelme hasraütésszerűen célokat megadni, ha nem tudjuk pontosan előre jelezni az oda vezető utat.
A terv mint iránytű
A részletes tervek készítésének előnye nemcsak a célok kitűzésekor és a feladatok számbavételekor mutatkozik meg. A szervezet fejlődése és sikere szempontjából is egy komoly szellemi-pszichológiai fegyver. A tervek ugyanis iránytűt és védelmet jelentenek a szervezet életében. Olyan pontos iránytűt, amelyre ha rápillantunk, azonnal tudjuk, hol járunk, s azt is tudjuk, hogy a célig mekkora utat kell még bejárnunk. A precíz tervek többek között azért is hasznosak, mert azt is azonnal lehet látni, hogy egy előre kiszámíthatatlan esemény mennyire térítette el a szervezetet a kitűzött céloktól. Ennélfogva a helymeghatározás és a megfelelő reakció, illetve a védekezés is sokkal könnyebb. A terv iránytű szerepéből fakad az értékelésnél betöltött komoly szerepe is, hiszen nem az elvégzett munka menynyiségét, hanem eredményességét méri. Az ember néha ugyanis hajlamos a hatékonyság helyett az elvégzett munkaórák számát figyelembe venni. Nem csoda, ha az üzleti életben különösen a vezetők, menedzserek javadalmazása legnagyobb részt a tervek teljesítéstől függ.
Ha a vezetők jól tűzték ki a célokat, ha hatékony tervek készültek, amelyeket sikerült a szervezet tagjaival is kellően megértetni és elfogadtatni, akkor egy jó terv rendkívüli hatással tud lenni a szervezeten belüli egységre. A terv önmagában komoly, egységet kovácsoló erőt jelent, amely mögé a szervezet különböző szakmai ismeretekkel és tapasztalatokkal rendelkező, egymástól esetenként nagyon eltérő személyiségű tagjai is egységesen tudnak felsorakozni. Ennek hiányában hosszú távon a szétesés fenyegeti a szervezetet.
Végül még egy utolsó lényeges szempont. Egy terv elkészítése már csak azért sem haszontalan, mert ha jól van elkészítve, összehasonlítási alapot jelent a későbbiekre vonatkozóan. Világosan jelzi ugyanis az év végén, hogy milyen elképzelések, stratégiák voltak helyesek, mi bizonyult hatékonynak, s melyek voltak elhibázottak. A szervezet tanulási folyamatában ezért a tervek és a megvalósult tények összehasonlításának nagyon fontos szerepe van. Mai felgyorsult világunkban erre a típusú tanulásra minden sikeres szervezetnek elengedhetetlenül szüksége van.
Sikert elérni úgy, hogy nem hibázunk
Brian Ford és Jay M. Bornstein, az Ernst & Young tanácsadói az üzleti tervezésről írott könyvükben egy érdekes megfigyelésükre hívják fel a figyelmet. Véleményük szerint egy vállalkozás kétféleképpen lehet sikeres. Egyrészt úgy, hogy egyszerűen sikereket ér el, vagyis rendelkezik valami olyan többlettel, amely lehet eszesség, egy jó adag pimaszság vagy valamilyen karizma, aminek eredményeképp, ha elgurítják a dobókockát, az rögtön hetes lesz. Ez az, ami nem, vagy csak nagyon nehezen tanítható, hiszen ez vagy benne van valakinek a fejében, vagy nincs. A szakemberek ugyanakkor hangsúlyozzák: az viszont, hogy hogyan legyünk sikeresek úgy, hogy nem hibázunk, sokkal könynyebben megtanulható. Véleményük szerint az üzleti tervezés lényegét is éppen ez jelenti.
Tapasztalatok szerint egy vállalkozás esetében a sikertényezők (például sikertermékek, emberi erőforrás) és a vállalkozás bukását eredményező (főleg funkcionális jellegű) veszélyek egymáshoz viszonyított aránya egy a háromhoz. Vagyis a hibázás lehetősége háromszor akkora. A szerzők viszont állítják, „gondos tervezéssel a legtöbb probléma megoldható. A vállalkozó pedig gondos tervezéssel és az összes megoldható probléma megoldásával a siker malmára hajthatja a vizet.”